Checklist voor het organiseren van een feest

Het organiseren van een feest voor een jubileum, verjaardag, evenement op het werk of andere gelegenheid is leuk werk. Het is wel een klus die zorgvuldig gepland moet worden. Het is belangrijk om de kritische zaken niet te vergeten. Een checklist voor het organiseren van een feest is geen overbodige luxe.

De locatie

Het belangrijkste is om een goede locatie te hebben. Stem het goed af op het aantal mensen die er komen. Het kan in een zaal zijn en daarnaast ook in een tent op een terrein. Het belangrijkste is een goede bereikbaarheid. Een tent van Kontent Structures biedt ruimte aan een kleine en grote groep mensen. Duizend mensen is geen probleem!

Kies een goede tijd

Wanneer het feest een zakelijk evenement is, is het essentieel om de juiste datum te kiezen. Kijk ook of er andere evenementen zijn binnen de branche waar mensen naartoe gaan. Vervolgens is het handig om te kijken of de meeste sprekers op de gewenste datum kunnen. Als dit allemaal lukt is het goed om de datum zo snel als mogelijk te delen met iedereen. Zelfs als de locatie nog niet bekend is, kun je dit doen.

Bepaal het budget

Zorg dat er een helder budget is voor het hele feest. Houd rekening met het versturen van uitnodigingen, de zaalhuur of de huur van de tent, de aankleding en de catering. Ook voor het entertainment moet er natuurlijk voldoende budget zijn. Het is goed om de juiste keuzes te maken en ook een potje onvoorzien op te nemen in de begroting.

De juiste hulp

Afhankelijk van de omvang van het event is het slim om een event planner in te schakelen. Een event planner heeft ervaring en neemt daarnaast veel tijd uit handen. Het is prettig om zo onbezorgd zelf ook volop van het feest te genieten. Natuurlijk moet er wel een budget zijn om een event planner in te schakelen. Heb je dit niet of is het voor een priv├ę feest? Dan is het leuk om een team van vrijwilligers bij elkaar te zoeken.

De juiste gasten

Een feest zonder gasten is natuurlijk geen feest. Het is belangrijk om de juiste mensen uit te nodigen op het feest. Maak een complete lijst en kijk hoe je ze gaat uitnodigen. Een digitale uitnodiging is een idee. Ook is het mogelijk om het per post te doen. ZOrg voor een lijst met gezellige mensen die goed bij elkaar passen.

Entertainment

Zorg voor voldoende entertainment. Maak een programma om van te genieten. Kies voor een DJ, een band of een leuke act. Bij een zakelijk event is het natuurlijk goed om een sterke spreker in te schakelen die het publiek kan motiveren en entertainen. Het moet een mix zijn van zinvol en leuk.

De catering

Zorg dat er voor iedereen voldoende eten en drinken is. Het is voor veel mensen belangrijk om te genieten van het eten en drinken om zo voldaan terug te kijken op het feest. Feesten waar overal voldoende van aanwezig was zijn vaak de feesten waar men jaren later nog over praat.

Checklist voor het organiseren van een feest